Damit der Sprung ins kalte Wasser kein Schlag ins Wasser wird: Positionsbestimmung im Projekt mit dem Project Square.

In diesem Blogeintrag stelle ich den Projekt Square vor, wie er im Buch TurnAround von Dannenhauer, Koerting, Merkwitza et al. beschrieben wird. Das Ziel des Project Square ist es, den Blick auf den Kern eines Projektes zu lenken. Darum ist dieses Vorgehensmodell insbesondere als Werkzeug für Projektleiter geeignet, die in ein bereits laufendes Projekt einsteigen.

Sprung ins kalte WasserHäufig und gerne benutze ich Schablonen oder Vorlagen, da diese die Arbeit vereinfachen. Eine Vorlage oder ein Vorgehensmodell bietet einen vorgedachten und verifizierten Lösungsweg für eine definierte Aufgabenstellung. Es beschreibt, welche Teilaufgaben zu erledigen sind, um die Gesamtaufgabe vollständig zu erledigen. Ihre Verwendung soll also Effektivität und Effizienz bei wiederholten Lösung ähnlicher oder gleicher Problemstellungen sicherstellen.

Natürlich birgt die Verwendung von Vorlagen immer auch die Gefahr, den Lösungsraum einzuschränken und verhindert damit Innovationen. Deshalb dürfen und müssen Vorlagen auch hinterfragt werden. Dennoch überwiegt meistens der positive Effekt und niemand will das Rad tagtäglich neu erfinden.

Projekte werden von Menschen durchgeführt - häufig unter Zeit und Budgetdruck. Auch wenn zu Beginn eines Projektes Vorgehen und Methoden festgelegt wurden und dabei sogar auf Standards zurückgegriffen wurde, kann man immer wieder beobachten, dass erforderliche Dokumente wie Projektleitdokument, Business Case, Kommunikationsplan oder Risikoprotokoll nicht oder nicht in dem erforderlichen und aktuellen Zustand vorhanden sind. Die bisherigen Projektmitarbeiter sind so sehr im detaillierten Tages- und Projektgeschäft versunken, dass das große Ganze aus den Augen verloren wurde. Als neuer Projektleiter in einem solchen laufenden Projekt kann es eine Herausforderung sein, sich ein konsistentes und realistischen Bild des Projektstatus zu erarbeiten.

Bereits 1893 lässt Sir Arthur Conan Doyle seinen Protagonisten Sherlock Holmes sagen:

Nothing clears up a case so much as stating it to another person

Sherlock Holmes

Auch die bestehenden Projektmitglieder werden durch das gemeinsame ausfüllen des Projekt Square auf die Kernidee und Kernelemente des Projektes zurückgeführt und haben die Gelegenheit sich aus der Detailsicht zu lösen, die gerne den Blick auf das “große Ganze” verdrängt.

Der Project Square ist ein Modell, um ein Projekt einfach darzustellen. Hierbei werden, im besten Fall mit dem Projektteam, sieben Themenblöcke ausgefüllt, die in Ihrer Gesamtheit einen guten Überblick über das Projekt und die aktuelle Projektsituation liefern. Durch das wiederholte Ausfüllen des Projekt Squares in einem Projekt über einen Zeitraum und in unterschiedlichen Projektphasen kann auch die Entwicklung eines Projektes detailliert beschrieben und nachvollzogen werden.

In den Kategorien Geistes-Haltung, Projektauftrag, Menschen, Schlüsselressourcen, Zielgruppen, Schäden und Nutzen wird das Projekt beschrieben. Für jede Kategorie enthält der Project Square eine Kurzbeschreibung, eine Liste von Fragen und Kurzbeispiele.

  • Im Baustein Geistes-Haltung soll beschrieben werden, wie es den Menschen im Projekt geht und wie diese die Stimmung und Arbeit im Projekt empfinden.
  • Der Baustein Projektauftrag dient der Beschreibung von Leistungsumfang, Terminen und Budget des Projektes.
  • Die Aufstellung der zur Erstellung des Projektergebnisses erforderlichen Menschen. Hierbei sind sowohl die internen als auch die externen Beteiligten zu berücksichtigen.
  • Im Baustein Schlüssenressourcen erfolgt die Auflistung und Beschreibung der erforderlichen Ressourcen des Projektes. Hiermit sind z.B.: Werkzeuge, Materialien oder Methoden gemeint. Eine kritische Bewertung der Ressourcen soll und darf durchaus Bestandteil des Inhalts dieser Kategorie sein.
  • Die Kategorie Zielgruppen enthält die Kurzform einer klassischen Stakeholder Analyse. Hierbei werden Auftraggeber, Sponsoren, Nutzer und sonstige vom Projektergebnis Betroffene beschrieben. Bestandteil der Zielgruppe sind wie bei der Stakeholderanalyse auch jene Betroffene, die vom Projektergebnis eventuell geschädigt werden.
  • Der Baustein Schäden dient zur Darstellung der negativen Folgen, die durch die Umsetzung des Projektes entstehen.
  • Der Baustein Nutzen soll die Vorteile beschreiben, die durch die erfolgreiche Umsetzung des Projektes erreicht werden sollen.

Bei der  Erstellung des Projekt Squares soll die Ansicht der Mitglieder des Kernteams berücksichtigt werden. Eine gemeinsame Erarbeitung der Inhalte wird von den Autoren der Methode empfohlen, mag aber nicht immer umsetzbar oder angebracht sein.

Der ausgefüllte Project Square vermittelt ein übergreifendes Bild des Projekts. Die gemeinsame Erstellung hilft, das Team intensiv kennen zu lernen und Konflikte im Team zu erkennen. Der Project Square hilft auch dem Projektteam sich auf die wesentlichen Parameter des Projektes zu besinnen, sich von Details zu lösen und das Projekt aus der Vogelperspektive zu betrachten.

Meiner Meinung nach kann die Verwendung des Project Square eine gute Wahl zur Durchdringung der Projektsituation für einen neuen Projektleiter sein. Das Poster zum Vorgehen selbst steht auf der Seite der Autoren im Format DIN A0 zur Verwendung unter der CC BY-ND 3.0 Lizenz bereit.

[Bild: Cliff Diver:lassedesignen/shutterstock.com | TheProjectSquare: TURNAROUNDPM.COM under CC BY-ND 3.0 License]

Andreas Heuer
Autor: Andreas Heuer
Andreas Heuer ist als Geschäftsführer und Projektleiter bei der BBHT Beratungsgesellschaft tätig. In vielen Projekten hat er als Projektleiter oder Business Analyst mitgewirkt. Sein Fokus liegt auf Projektmanagement und Anforderungsmanagement in komplexen Umfeldern.

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