Über den Bereich Projektmanagement wurden bereits viele Thesen und Aussagen formuliert. Dieses Thema ist gut erforscht und wird vielfach von Experten mit unterschiedlicher Ausrichtung diskutiert. Mit diesem Beitrag möchte ich - aus der Sicht eines externen Beraters - näher auf die fünf wichtigsten Aspekte im Projektmanagement eingehen, welche für mich persönlich essentiell sind und zu den Erfolgsfaktoren für jedes Projekt gehören.

Die fünf Faktoren sind: 

  • Vertrauen
  • Kontinuität
  • Struktur
  • Qualität
  • Eigenverantwortung

Im folgenden Text möchte ich Ihnen diese fünf Aspekte darlegen und Ihnen deren Wert und deren strategische Bedeutung für den Erfolg eines Projekts näherbringen.


Bereits seit vielen Jahren bin ich für große Konzerne als externer IT-Projektleiter tätig und habe in dieser Zeit gewisse Gemeinsamkeiten bei den verschiedenen großen IT-Projekten feststellen dürfen.

  1. Die sehr hohe fachliche und technische Komplexität der Themen. So ist für jeden Themenkomplex in der Regel eine mehrmonatige Einarbeitungszeit notwendig.
  2. Die sehr hohe finanzielle Verantwortung. Im Regelfall ist bei größeren IT-Projekten immer viel Geld im Spiel. Das involvierte Budget ist im Normalfall 6-stellig, kann aber auch sehr schnell den 7-stelligen Bereich erreichen.
  3. Hohe operative Konsequenzen bei Fehlern. Der Ausfall wichtiger IT-Systeme kann schnell zu hohen Umsatzverlusten der betroffenen Unternehmen führen. Bei Sicherheitslücken oder Fehlern mit Auswirkungen auf die Endkunden können diese Fehler auch sehr schnell publik gemacht werden und somit dem guten Ruf des Unternehmens schaden.


Selbstverständlich muss jeder Projektleiter sein Handwerkszeug beherrschen und die üblicherweise eingesetzten klassischen und agilen Methoden kennen. Es ist ebenfalls hilfreich, wenn man als Projektleiter bei einem der großen Verbände wie GPM oder PMI zertifiziert ist. Immer wieder erlebe ich Diskussionen in meinem Arbeitsumfeld, welche Prozessmodelle und Verfahren am effizientesten sind. Doch dies ist aus meiner Sicht nicht der entscheidende Faktor. Denn viel wichtiger ist es, dass sich innerhalb eines Teams oder des gesamten Unternehmens auf ein einheitliches Vorgehen geeinigt wird. So ist in einem dynamischen Umfeld bei einem Wasserfallmodell die Länge der Prozessphasen von entscheidender Bedeutung. Kurze und schneller wiederholbare Prozessphasen sind hier von Vorteil, vor allem mit einem effizienten Continous Integration Prozess. Neben diesem grundsätzlichen Handwerkszeug sind die folgenden Punkte jedoch für den Erfolg eines Projekts von entscheidender Bedeutung.

 

Vertrauen

Vertrauen

Wie bereits in der Einleitung beschrieben sind in IT-Projekten oftmals sehr hohe Budgets involviert. Zudem können Fehler in IT-Projekten enorme wirtschaftliche Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Aus diesem Grund ist das Vertrauen zwischen Projektleiter und Team und zwischen Auftraggeber und Projektleiter das wohl höchste Gut im Projektmanagement. Vertrauen fällt dabei weder vom Himmel noch kann es grundsätzlich vorausgesetzt werden. Zunächst muss eine gemeinsame Basis geschaffen werden um sich anschließend das entsprechende Vertrauen zu erarbeiten. Das wohl wichtigste Instrument zur Vertrauensbildung ist eine offene, ehrliche und schnelle Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Dies ist vor allem in kritischen und problematischen Situationen enorm wichtig und zeigt die Offenheit und den guten Umgang miteinander. Dies gilt nicht zuletzt auch für die Kommunikation innerhalb des Teams, aber auch für das Reporting gegenüber dem Auftraggeber. Hier kann ein Zitat von Jean Paul Getty sehr treffend angemerkt werden:

 

"Wenn man einem Menschen trauen kann, erübrigt sich ein Vertrag. Wenn man ihm nicht trauen kann, ist ein Vertrag nutzlos."

 

Es gilt also in jedem Fall das Vertrauen zu schaffen und zu erarbeiten und dieses anschließend zu erhalten und zu pflegen. Ein vertrauensvoller Umgang zwischen allen Beteiligten sorgt im Endeffekt für bessere Synergien und somit bessere Ergebnisse. 

 

Kontinuität

Kontinuität

Die meisten aus dem Ruder laufenden Projekte sind geprägt von Prio1 Defects, Wochenendarbeit, Überstunden und notwendigen Feuerwehreinsätzen. So lässt sich grundsätzlich sagen, dass diese Projekte stetiger Veränderung unterliegen und bei allen Beteiligten für viel Stress sorgen. Die Qualität leidet und das Budget wird entsprechend belastet. Meiner Meinung nach ist die Kontinuität das Mittel der Wahl, um Projekte wieder in ruhiges Fahrwasser zu lenken. Dazu gehören unter anderem:

  • Eine Kontinuität bei den Teammitgliedern, den Ansprechpartnern und den Stakeholdern. Jeder Wechsel im laufenden Projekt sorgt für Unruhe und kann die Kontinuität der Arbeit maßgeblich beeinflussen. 
  • Kontinuität bei den Prozessen. Auch in stressigen Zeiten müssen Prozesse und Checklisten zwingend eingehalten werden. So kann zum einen die Qualität auch unter Stress auf dem gewünschten Level gehalten werden. Auf der anderen Seite gibt dies jedem Beteiligten Sicherheit und ein Höchstmaß an Zielfokussierung, da alle weiteren Schritte bereits geplant und überschaubar sind.
  • Kontinuität beim Berichtswesen. Auch in stressigen Situationen müssen die Berichte immer zur gleichen Zeit, in der gleichen Qualität und mit dem aktuellen und tatsächlichem Status des Projekts an die Stakeholder verteilt werden. Auch dies vermittelt Sicherheit und dient der klaren und ehrlichen Kommunikation.

 

Struktur

Struktur

Grundsätzlich benötigt jedes Projekt eine gute Struktur. Das Project Management Institute (PMI) oder auch die Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) helfen mit Best Practices und Vorgehensmodellen beim Aufbau einer guten und sicheren Projektstruktur. Wichtig ist in jedem Fall, folgende Punkte und Fragestellungen stets im Blick zu behalten.

  • Wer sind die wichtigsten und elementaren Stakeholder in einem Projekt?
  • Welche Informationen sind für die Stakeholder wichtig und müssen regelmäßig reportet werden?
  • Welche Informationen sind für das Team und dessen reibungslosen Einsatz erforderlich und wichtig?
  • Wie ist das Controlling aufgebaut? Kann zu jedem Zeitpunkt des Projekts eine umfassende Budgetübersicht abgeliefert werden?
  • Auf welche Art und Weise werden wichtige Informationen im Team verteilt und lässt sich dieser Bereich optimieren? Werden die Informationen nach Prozessen aufgeschlüsselt, gibt es ein passendes Berichtswesen oder regelmäßige Meetings?
  • Wie sind die einzelnen Rollen und Führungsstrukturen innerhalb des Teams aufgebaut?
  • Bekommt man als Projektleiter einen ehrlichen und nicht geschönten Überblick über den aktuellen Fortschritt des Projekts und die Performance der einzelnen Teammitglieder?

 Ein guter Leitfaden für den Aufbau einer effizienten Projektstruktur ist beispielsweise der BBHT Projekt CheckUp.

 

Qualität

Qualität

Qualität ist vor allem bei IT-Projekten ein sehr schwammiger und weicher Begriff. So ist beispielsweise in der Softwareentwicklung die Vermeidung aller Fehler nur mit enormem personellen und zeitlichem Aufwand zu erreichen. Es gilt also sich mit der Anwesenheit von Fehlern zu arrangieren. Allerdings spielt hierbei der Umgang mit Fehlern eine wichtige Rolle. Die Prozesse innerhalb des Projekts müssen erlauben, gefundene Fehler schnell und für den Anwender transparent zu beheben.
Trotz solcher Unwägbarkeiten gilt es das Projekt so zu gestalten, dass eine vorher definierte Qualität gleichbleibend über den gesamten Verlauf eingehalten werden kann. Aus diesem Grund kann und darf man sich als Projektleiter nicht auf den Qualitätsanspruch einzelner Teammitglieder verlassen, sondern muss die Qualitätssicherungsprozesse in einem Projekt so gestalten, dass die notwendige Qualität inhärent ist. Es gilt also ein Vorgehen der Qualitätssicherung zu entwickeln, welches gemäß der geforderten Kundenansprüche definiert werden muss. Oder um es mit den Worten von Prof. Gopal K. Kanji (Director), Kanji Quality Culture Ltd, zu formulieren:

 

"Quality cannot be inspected into the products or services, the customer's satisfaction must be designed into the whole system."

 

Eigenverantwortung

Eigenverantwortung

Es spielt keine Rolle wie groß oder auch klein das Projektteam ist. Es ist enorm hilfreich, wenn alle Beteiligten das Gesamtziel verstehen und sich der eigenen Verantwortung für dieses Ziel bewusst sind sowie sich als wichtigen Faktor für den Erfolg verstehen. Dies lässt sich als Projektleiter sehr gut steuern, wenn folgende Punkte beachtet werden.

  • Jeder im Team ist wichtig. Jeder hat seinen Arbeitsbereich und seine definierte Rolle in den Prozessen und trägt somit auch Verantwortung für den Projekterfolg. Dabei steht der Erfolg des Teams und nicht der des Individuums im Mittelpunkt.
  • Jedes Teammitglied muss Verantwortung für seinen Arbeitsbereich und seinen Teil am Gesamtprojekt übernehmen. Hierbei muss mit viel Feingefühl dafür gesorgt werden, dass eigene Fehler akzeptiert, gemeldet und entsprechend gelöst werden.
  • Jeder muss sein Bestes geben. Eine Kette ist immer nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Es gilt also die Teilnehmer stets so zu motivieren, dass sie mit Blick auf das Endergebnis ihr volles Potential in allen Projektbereichen abrufen und somit das Projekt zum Erfolg führen.

Wer diese Punkte nicht verinnerlicht und nicht in der Lage ist sich daran zu halten, ist eventuell im falschen Projekt und sollte frühzeitig aus dem Team entfernt werden. Dies zeigt zum einen Konsequenz im Handeln und stärkt zugleich die Effizienz des gesamten Projekts und des Teams. Als Projektleiter gilt es also auch unpopuläre Entscheidungen zu treffen, wenn diese dem Projekt und dem Erreichen des Ziels dienlich sind.

Um es mit den Worten von Heinrich Wolfgang Seidel zu sagen:

 

"Man darf niemandem seine Verantwortung abnehmen, aber man soll jedem helfen, seine Verantwortung zu tragen."

 

Somit ist man als Projektleiter für den gesamten Ablauf verantwortlich, sollte aber den Mitarbeitern des Projektteams für ihren jeweiligen Arbeitsbereich die Verantwortung überlassen und somit deren Bedeutung für den Erfolg gesondert herausstreichen.

Sie sehen, dass die Punkte Vertrauen, Kontinuität, Struktur, Qualität und Eigenverantwortung sehr viele Bereiche innerhalb eines Projektes abdecken und somit für dessen Erfolg essentiell wichtig sind. Diese haben wenig mit den klassischen Methoden der Projektleitung und Projektentwicklung zu tun, können allerdings den menschlichen Faktor in einem Projekt maßgeblich steuern und beeinflussen. Wenn Sie diese fünf Punkte bei der Planung und der späteren Arbeit innerhalb eines Projekts beherzigen, können Sie oftmals deutlich höhere Erfolge erzielen als mit einem rein technokratischen Ansatz ohne die Einbeziehung des Faktors Mensch. Es sind nur fünf einfache Faktoren, welche für den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts von entscheidender Bedeutung sein können und welche Ihnen die Arbeit in verschiedenen Projekten durchwegs erleichtern. Klare Kommunikationsregeln, ein guter und vor allem ehrlicher Informationsfluss und die Verantwortung der einzelnen Mitarbeiter innerhalb eines Projekts sind wichtige Faktoren für Ihren weiteren Erfolg.

Implementieren Sie Kontinuität und Verlässlichkeit in Kombination mit einer guten Struktur und einem Umfeld der Selbstverantwortung und des Vertrauens und Sie werden überrascht sein, wie stressfrei sich so manche IT-Projekte leiten und strukturieren lassen.

Ich hoffe, der Beitrag hat Ihnen Freude bereitet und Sie zum Nachdenken angeregt. Schließlich gilt es immer die eigenen Leistungen zu verbessern und von anderen und deren Methoden zu lernen. Falls Sie intensiv und persönlich über das Thema Projektmanagement sprechen möchten, so sind Sie herzlich zu unserer nächsten GPM-Veranstaltung eingeladen. Selbstverständlich können Sie mir auch gerne persönlich schreiben. Über Feedback zu meinen Texten und meinen Erfahrungen freue ich mich sehr.

Sind sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung und möchten vielleicht sogar selbst Teil des BBHT-Teams werden, dann bewerben Sie sich bei uns. Wir freuen uns über engagierte Teammitglieder, die mit ihren Talenten das Unternehmen aktiv mitgestalten.

Sind Sie gerade auf der Suche nach einem Projektleiter oder einem Projektteam, dann unterstützen wir Sie sehr gern bei der erfolgreichen Umsetzung Ihrer Anforderungen!

 

Christian Treptau
Autor: Christian Treptau
Christian Treptau ist als Projektleiter bei der BBHT Beratungsgesellschaft tätig. In vielen Projekten hat er als Projektleiter oder Softwarearchitekt mitgewirkt. Sein Fokus liegt auf Projektmanagement und Prozessoptimierung in komplexen Umfeldern.

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