Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird häufig unterschätzt, wie wichtig ein strukturierter Einstieg für neue Mitarbeitende ist. Dabei zählt besonders in einem Team unserer Größe jede einzelne Person. Mit aktuell knapp 50 Mitarbeitenden arbeiten wir eng zusammen, tauschen uns direkt aus und können Entscheidungen schnell treffen. Umso wichtiger ist es, dass neue Kolleg:innen sich vom ersten Moment an willkommen und gut aufgehoben fühlen.

Wieso Onboarding nicht am ersten Arbeitstag beginnt

„Wenn man irgendwo neu startet, einen Vertrag unterschreibt und dann erstmal überhaupt nichts hört, gerät man schnell ins Grübeln“, erklärt Enrico. Genau deshalb sei der Zeitraum zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag besonders wichtig. Viele neue Mitarbeitende stellen sich in dieser Phase Fragen: War der Jobwechsel die richtige Entscheidung? Wie wird der erste Tag ablaufen? Was erwartet mich im neuen Unternehmen?

Für Enrico ist deshalb klar: Kommunikation ist einer der wichtigsten Bestandteile eines guten Onboardings. Neue Mitarbeitende sollen schon vor ihrem ersten Tag merken, dass sie willkommen sind und dass sich jemand Gedanken um ihren Einstieg macht: „Es ist wichtig, vorab Informationen zu bekommen und vom neuen Arbeitgeber zu hören. So entsteht ein gutes und sicheres Gefühl.“

Bei BBHT beginnt das Onboarding deshalb bereits mehrere Wochen vor dem Start. Noch bevor der erste Arbeitstag ansteht, kümmern wir uns darum, dass alle wichtigen organisatorischen Themen vorbereitet sind. Welche Hardware wird benötigt? Welche Zugänge und Accounts müssen eingerichtet werden? Wer wird die neue Person im Alltag begleiten? All diese Dinge werden frühzeitig geplant, damit der Einstieg möglichst reibungslos verläuft.

Orientierung und Sicherheit von Anfang an

Für Enrico steht fest: Niemand sollte am ersten Arbeitstag das Gefühl haben, einfach ins kalte Wasser geworfen zu werden. „Nicht einfach ‚mach mal‘ und man wird allein gelassen“, beschreibt er eine Situation, die viele wahrscheinlich aus früheren Jobs kennen. Genau das möchten wir vermeiden.
Stattdessen soll der Einstieg Orientierung geben. Neue Mitarbeitende erhalten bei uns frühzeitig Informationen darüber, wie die ersten Tage aussehen werden, wer ihre Ansprechpartner:innen sind und welche Themen sie erwarten. Dabei geht es nicht darum, Menschen direkt mit Informationen zu überladen. Vielmehr soll ein gutes Gleichgewicht entstehen: genug Orientierung, um Sicherheit zu geben, aber ohne Überforderung.

Deshalb wird der erste Arbeitstag bei BBHT bewusst vorbereitet. Für neue Mitarbeitende gibt es einen strukturierten Ablaufplan, fast wie einen kleinen Stundenplan. Gleichzeitig werden Mentor:innen, Projektcoaches und Vorgesetzte als feste Bezugspersonen definiert. Auch technisch soll alles bereits vorbereitet sein: Die Hardware ist eingerichtet, Accounts funktionieren und notwendige Systeme stehen bereit. „Im besten Fall muss die Person am ersten Tag nur noch ihre Passwörter ändern und kann direkt loslegen“, so Enrico.

Unternehmenskultur zeigt sich von Anfang an

Für uns ist ein gutes Onboarding mehr als Organisation und Technik. Mindestens genauso wichtig ist die persönliche Ebene. Gerade in einem kleineren Unternehmen spielt die Unternehmenskultur eine zentrale Rolle und genau diese beginnt bereits im Onboarding. 
Deshalb nehmen wir uns bewusst Zeit dafür, neue Kolleg:innen persönlich willkommen zu heißen. Der erste Tag startet mit einer gemeinsamen Büro-Runde. Neue Mitarbeitende lernen das Team kennen, bekommen einen Einblick in die verschiedenen Bereiche und haben die Möglichkeit, direkt erste Gespräche zu führen. Auch ein gemeinsames Mittagessen gehört dazu. 

Onboarding ist ein Prozess, der nie ganz abgeschlossen ist

Natürlich endet das Onboarding nicht nach dem ersten Arbeitstag. Dass in den ersten Wochen immer wieder Fragen auftauchen und man sich nicht jeden Namen sofort merken kann, ist völlig normal. Entscheidend ist vor allem, dass neue Mitarbeitende wissen, an wen sie sich wenden können und wo sie Unterstützung bekommen.
Dabei läuft auch bei uns nicht immer alles perfekt. Es kann beispielsweise vorkommen, dass Ansprechpersonen projekt-, urlaubs- oder krankheitsbedingt einmal nicht vor Ort sind. Uns ist wichtig, offen damit umzugehen und auch anzuerkennen, dass an manchen Stellen immer noch etwas besser gemacht werden kann.

Deshalb wollen wir unseren Onboarding-Prozess kontinuierlich weiterentwickeln. Feedback spielt hier eine wichtige Rolle. Was hat gut funktioniert? Wo gab es Unsicherheiten? Welche Informationen hätten noch geholfen? Durch diesen regelmäßigen Austausch versuchen wir, den Einstieg für neue Kolleg:innen immer weiter zu verbessern.

Denn am Ende geht es beim Onboarding um weit mehr als nur Prozesse. Es geht darum, Menschen Sicherheit zu geben, Vertrauen aufzubauen und von Anfang an das Gefühl zu vermitteln: Du bist hier willkommen und wir freuen uns, dass du Teil unseres Teams bist.