Scrum ist ein agiler und in vielen Unternehmen erfolgreich gelebter Ansatz für ein flexibles Projektmanagement. Es setzt auf eine hohe Selbstorganisation der Mitarbeiter als Mittel der Vertrauensbildung und Steigerung der Effektivität. Die Umstellung von klassischem Projektmanagement zu einem von Selbstverantwortung und flexibler Rollenverteilung getragenen Modell ist für viele Unternehmen ein Gewinn, stellt aber auch eine große Herausforderung dar. Nur wenn eine breite und hierarchische Strukturen brechende Unterstützung im Unternehmen garantiert ist, kann Scrum zum Erfolg werden.

Gemeinsame Entwicklung agiler Werte

Marshmallow ChallengeDie Marshmallow Challenge als Lernmodell für eine iterative und flexible Herangehensweise

Das gemeinsame Erarbeiten und Erkennen agiler Prinzipien im Team ist eine entscheidende Basis für den späteren Erfolg der Verinnerlichung dieser Werte. Ein guter Einstieg hierfür ist die Marshmallow Challenge, die auch von der BBHT in Coachings eingesetzt wird und die Teilnehmer immer wieder begeistert. Einzelne Gruppen erhalten diverse Materialien, mit denen sie in einer begrenzten Zeit ein Projekt umsetzen sollen. Zur Verfügung gestellt werden eine Packung Spaghetti, ein Stück Schnur, ein Klebeband und ein Marshmallow. Aus diesen Materialien ist ein möglichst hoher Turm zu errichten, an dessen Spitze der Mäusespeck thronen soll.

Mit der Marshmallow-Challenge lassen sich die Vorteile agiler Vorgehensweisen eindrucksvoll und äußerst verständlich vermitteln. Sinn der vielen zunächst kindisch erscheinenden Aufgabe ist es, neue Verfahren und Methoden zu erproben. Bei einer Aufgabe, für deren Lösungsweg noch keine Erfahrungen vorliegen, stellt spontanes Ausprobieren oftmals die beste Herangehensweise dar. Eine planvolle und stark strukturierte Vorgehensweise führt in einem solchen Umfeld oft zum Misserfolg, denn für die Umsetzung bleibt den Teilnehmern nur 18 Minuten Zeit. Innovative Ideen werden erprobt und kreative Techniken erlernt. Zwischenzeitliche Niederlagen, also das Einstürzen des Turms, müssen verkraftet werden.

Die Marshmallow Challenge wurde mit verschiedenen Gruppen durchgeführt. Wie sich zeigte, schneiden Kinder bei der Challenge am besten ab, da sie mit viel Experimentierfreude und unvoreingenommenen Blick auf das Projekt nicht von Rivalitäten oder theoretischen Konzepten aus der Bahn geworfen werden.

Demgegenüber bemühen sich viele Erwachsene, von vornherein ein optimales Resultat zu erzielen und planen den Turm bis ins kleinste Detail, ehe sie überhaupt mit dem Bau beginnen. Durch Konzentration auf den einen, entscheidenden Schuss vergeben sich viele Teilnehmer die Möglichkeit, durch Erfolg und Misserfolg zu lernen und sukzessive Erfahrungen zu sammeln. Bei der Marshmallow Challenge sind aber diejenigen Teilnehmer am erfolgreichsten, die ihre Konstruktion ständig verbessern und Fehler zugweise ausmerzen. Die inkrementelle und iterative Vorgehensweise, offene Kommunikation und konstruktive Unterstützung im Team tragen wesentlich zum Erfolg bei. Wenn gegenseitige Schuldzuweisungen ausbleiben und der Spaß an der gemeinsam zu bewältigenden Aufgabe im Vordergrund steht, wachsen Wagemut und laterales Out-of-the-box-Denken. Angstfreies Kommunizieren und Handeln beschleunigt den gesamten Konstruktionsprozess mit all seinen Rückschlägen und Fortschritten. Dieser Geschwindigkeitszuwachs trägt zur besseren Leistung gegenüber einer bis ins Detail vorstrukturierten Vorgehensweise bei. Damit macht die Marshmallow Challenge jedem Teammitglied bewusst, welche Werte ein Team zu einer effektiven und produktiven Leistung beflügeln.

Die Werte und Prinzipien von Scrum

Diese Werte spielen im Team eine prägende Rolle:

  • Respekt
  • Mut
  • Vertrauen
  • Focus
  • Einfachheit
  • Kommunikation
  • Offenheit
  • Feedback
  • Verbindlichkeit

Im agilen Manifest sind zwölf Prinzipien festgehalten, die als Leitlinie für alle am Projekt Beteiligten dienen sollen. Im Zentrum steht stets der Mensch unabhängig von seiner Rolle im Scrum-Modell. 

Die zwölf agilen Prinzipien

1. Kontinuierlicher Kundenkontakt
Ein Kunde ist rechtzeitig und regelmäßig mit neuen Produkt-Versionen und Updates zu beliefern. Avisierte Termine und Zeitfenster sind einzuhalten. Der Product Owner als Interessenvertreter des Kunden dokumentiert im Product Backlog, welche Aufgaben noch zu bearbeiten und welche Prioritäten einzuhalten sind.
2. Änderungen begrüßen
Niemand hält stur an seiner Idee fest. Änderungen werden willkommen geheißen und kurzfristig in die Entwicklung des Projekts aufgenommen.
3. Regelmäßige Lieferung des potentiell auslieferbaren Inkrements
Eine hohe Lieferfrequenz stellt eine schnelle und konsistente Versorgung des Kunden sicher. Die Zeitfenster zwischen den Lieferungen sind kurz zu halten und am Ende eines jeden Sprints wird potentiell auslieferbare Software geliefert.
4. Im Team zusammenarbeiten
Direkt am Projekt Beteiligte wie Experten und Developer wirken in Form einer crossfunktionalen Kollaboration zusammen und garantieren so beste Ergebnisse.
5. Stakeholder involvieren
Am Projekt interessierte Stakeholder sind über alle Fortschritte zu informieren und als beteiligte Partner einzubinden. Dies schafft nicht nur Vertrauen. Auch das Team gewinnt durch Unterstützung von außen und wird beflügelt, was sich in einer besseren Gesamtleistung niederschlägt.
6. Persönliche Kommunikation bevorzugen
Die individuelle, vertrauensbildende eins-zu-eins Kommunikation im persönlichen Gespräch ist anderen Kommunikationsformen vorzuziehen und lässt sich nicht durch elektronische Kommunikation ersetzen.
7. Fortschritt anhand der Software messen
Fortschritt als Checkpoint: Maßstab für Fortschritt ist die (noch besser) funktionierende Software.
8. Teamgeschwindigkeit entwickeln und halten
Bei der Entwicklung des Produkts achten alle Team-Mitglieder auf ein nachhaltiges und konsistentes Tempo. Empathisches Verhalten und gegenseitige Unterstützung gewährleisten eine Mitnahme aller Beteiligten
9. Ständige Verbesserung und Qualitätssteigerung anstreben
Durch beste Performance bei Technik und Design wird Agilität zum Ausdruck gebracht. Routine sollte durch das kontinuierliche Streben nach Verbesserung nicht aufkommen, stattdessen sollten Teams ihr Wissen untereinander austauschen und bereit sein sich laufend weiterzuentwickeln.
10. Einfachheit fördern
Einfache Strukturen verbessern die Effizienz und führen zu nachhaltigen und qualitativ hochwertigen Erfolgen - in kürzerer Zeit. Hiermit ist die Reduzierung und Fokussierung auf das Wesetliche gemeint.
11. Hohe Selbstorganisation durch Kollaboration erzielen
Wenn das Team gemeinschaftlich an den Ergebnissen arbeitet und sich über die Entwicklung austauscht, führt dies zu einer produktiven Teamatmosphäre. Das hilft dem Team sich selbst zu korrigieren und gemeinsam in die richtige Richtung zu steuern.
12. „Inspect & Adapt“ anwenden
Nach dem Ende eines Sprints reflektiert das Team den Abschnitt und nimmt Anpassungen vor. Die Adaption erfolgt in enger Zusammenarbeit mit dem Product Owner und dem Kunden. Dies führt dazu, dass das Team seinen Kenntnisstand erweitern und seine Arbeitsabläufe sowie Fähigkeiten immerzu verbessern kann.

Sprints geben den Takt vor

Scrum Framework

Der Projektfortschritt ist bei Scrum an der Abfolge der Iterationen ablesbar. Jeder Schritt in Richtung Endprodukt ist ein Sprint, der je nach Projekt einen Zeitraum von bis zu 4 Wochen abdecken kann. Ein Sprint mündet in ein konkretes Resultat in Form eines Produkts. Der Kunde kann das Produkt unmittelbar nach Beendigung des Sprints erproben und dem Team sein Feedback mitteilen. Die Einholung der Kundenerfahrung ist ein wesentlicher Bestandteil des iterativen Prozesses von Scrum.

Scrum BoardDie vom Team während des Sprints zu bewältigenden Aufgaben dokumentiert das Sprint Backlog. Das Entwicklungsteam entscheidet während der Sprint Planung selbst und gemeinsam, welche und wie viele Items sie in den Sprint mit aufnehmen und umsetzen wollen. Alle Teammitglieder „comitten“ bzw. verpflichten sich zur Umsetzung dieser Items und zur Erreichung des Sprint Goals. Das Sprint Backlog wird täglich von den Teammitgliedern aktualisiert und die Arbeit des gestrigen Tages, geplante Tasks für den aktuellen Tag sowie mögliche Hindernisse im Daily Standup besprochen. Eine visuelle Übersicht über alle noch offenen Aufgaben bietet das Scrum Board. Die Tafel priorisiert die Aufgaben von oben nach unten und ordnet jeden Task einen Status zu. Üblich ist die Unterteilung in To Do, in Progress, Blocked und Done.

Das Ende eines Sprints markieren das Sprint Review und Sprint Retrospective. Mit dem Sprint Review demonstriert das Team die Funktionsfähigkeit des Produkts und beweist die Einhaltung der in der Definition of Done festgelegten Anforderungen. Die Retrospective dient als Abschlussmeeting der Rückschau und der Analyse von Fortschritten und Rückschlägen. 

Diese Definition of Done erstellt das Team zu Beginn jedes Sprints. Das zum Ende des Sprints veröffentlichte Produkt erfüllt mindestens die in dieser Anforderungsspezifikation festgelegten Kriterien.

Probleme im Zuge der Adaption von Scrum

Wenn Probleme nicht erkannt oder negiert werden, kann dies zum Misserfolg führen. Hierbei ist vor allem auf folgende Faktoren ist zu achten:

Fehlendes Verständnis für die agilen Werte

Wenn die Vorteile nicht erkannt werden, stellen sich die Beteiligten nicht adäquat aufeinander ein. Denken und Verhalten bleiben dem klassischen, hierarchisch strukturierten Projektmanagement verhaftetet. Daher sollte durch eine unangestrengte Herangehensweise das Verständnis für Scrum geweckt werden und der Schwerpunkt auf eine solide Teambildung gelegt werden. Erst wenn die agilen Werte gemeinsam bestimmt und definiert sind, lassen sich Verhaltensweisen installieren, die zu einer erfolgreichen Umsetzung eines Projekts beitragen.

Fehlende Courage

Viele Mitarbeiter sind es nicht gewohnt, innerhalb eines Projektteams selbstbestimmt zu handeln, sich selbst Aufgaben zuzuordnen und Verantwortungen zu übernehmen. Zaghafte und ängstliche Projektmitglieder sind vom Scrum Master zu identifizieren und anzusprechen. Im persönlichen Gespräch sollten Sie zu einer mutigen Herangehensweise ermuntert werden. Nur durch offene und transparente Kommunikation im Team kann sichergestellt werden, dass im Projektmanagement nach Scrum eine Effektivitätssteigerung erkennbar wird. Alle Beteiligten wie Management und Product Owner sind einzubinden.

Fehlendes Vertrauen in die Mitarbeiter

Für das Management des Unternehmens kann die Einführung von Scrum zu einem temporären Gefühl des Kontrollverlusts führen. Diese Einschätzung kommt oft dadurch zustande, dass das Team während des Sprints eigenverantwortlich handelt. Auch wenn Scrum für das Team bedeutet, Ziele weitestgehend selber festlegen zu können, sind die Regeln eisern: Scope und Termine des Sprints sind unter allen Umständen zu halten! Der gefühlte Kontrollverlust des Managements kann also nur durch Vertrauen in die Methode und die Leistung des Teams kompensiert werden. Die Einflussnahme des Managements auf die Entscheidungen des Teams ist kontraproduktiv.

Scrum MasterVermittlung - Aufgabe des Scrum Masters

Der Scrum Master hat die Aufgabe, dem Team Ideen und Werte zu vermitteln. Dies kann gerade am Anfang schwerfallen, da sich einige Beteiligten schneller umstellen können als andere. Um die gesamte Gruppe einzubinden und zu fördern, sind einige Tipps von Nutzen:

Vor einer großen und breiten Umsetzung von Scrum im Unternehmen ist es oft hilfreich, in kleinen Schritten oder in einem Pilotprojekt den speziellen Umgang mit Scrum zu erproben. Die Einbindung eines Coaches kann eine große Hilfe darstellen.

Der Scrum Master sensibilisiert das Team für die ständigen Veränderungen im Unternehmen. Mit seiner Hilfe entwickelt die Gruppe unterstützende Reflexe, die sie zu einer schnellen und agilen Adaption an neue Situationen befähigen.

Personen, die eine hohe innere Motivation und ein schnelles Verständnis für den Scrum-Ansatz mitbringen, sind zu fördern und der Gruppe als Leitfigur voranzustellen. Ein selbstmotiviertes Mitglied zieht andere Gruppenmitglieder mit und erleichtert den anderen das Verständnis.

Sobald ein Team die agilen Werte verinnerlicht hat und sich untereinander mit Offenheit, Transparenz und Respekt begegnet, kann Scrum auf weitere Gruppen übertragen werden. Die Ausweitung erfolgt, bis sich Scrum in der gesamten Organisation ausbreitet und Teil der Unternehmenskultur wird.

Eine aktive Ansprache von Ängsten im Management räumt Bedenken und Einwände aus. Mit offenen Gesprächen und der transparenten Aufdeckung der mit der Methode Scrum verbundenen Vorteile lassen sich auch Skeptiker überzeugen.

Bei einer ersten Umsetzung von Scrum sind Fehler und Sackgassen unvermeidlich. Diese sind zuzulassen, anzusprechen und auszuräumen. Auf diese Weise lässt sich ein offenes Umfeld herstellen und die Entwicklung des Projekts vorantreiben.

Product OwnerDie Rolle des Product Owners

Eine zentrale Rolle innerhalb des Scrum Teams stellt der Product Owner dar. Wie der Produktmanager vertritt er oder sie den Kunden, ist verantwortlich für die Definition der Anforderungen und stimmt die Rahmenbedingungen mit dem Management ab. Der Fokus des Product Owners liegt in der Produktvision, der Erstellung des Product Backlogs und Priorisierung sowie der Budget-Bereitstellung. In diesem Zusammenhang liegt seine Verantwortung in der Wertmaximierung des Produkts und der Arbeit des Entwicklungsteams. Hierbei steht die Priorisierung des Backlogs und die Rücksprache mit dem Management sowie den Stakeholdern im Fokus - Durchsetzungsfähigkeit und Teamfähigkeit sind für diese Rolle relevante Eigenschaften. Für das Product Backlog ist entscheidend, dass es sichtbar und transparent ist und dass die Einträge vom Entwicklungsteam verstanden werden.

Zudem ist der Produkt Owner für die Fortschrittskontrolle zur Erreichung des Sprintziels innerhalb des Sprint Reviews zuständig. In dem Sprint Review erklärt er oder sie, welche Product Backlog-Einträge „Done“ sind und welche nicht. Der Product Owner ist außerdem die einzige Person, die Änderungen an dem Product Backlog vornehmen und entscheiden darf, dass ein Sprint vorzeitig beendet wird, wenn beispielsweise ein Sprintziel obsolet geworden ist. Voraussetzungen für den Erfolg des Product Owners sind die Rückendeckung durch das Management, klare Entscheidungskompetenzen wie Priorisierung und Budget sowie vertriebliches und technisches Know-how.

Development TeamDas Scrum Team

Für den Erfolg von Scrum ist auch die Zusammensetzung des Teams entscheidend. Scrum Master, Product Owner und Entwicklungsteam bilden wichtige Rollen. Da es auf ein gutes Zusammenspiel dieser Beteiligten ankommt, ist bei der Auswahl der richtigen Personen auf eine gute Chemie und eine hohe soziale Kompetenz zu achten. Das Management muss lernen, Verantwortung abzugeben und Vertrauen aufzubauen. Denn das Scrum Team handelt im weiten Bereichen selbst verantwortlich. Auch die Resultate, die sich im Endprodukt niederschlagen, sind vom Scrum Team gemeinsam zu verantworten. Durch eine inkrementelle Entwicklung wird das Produkt ständig verbessert und vorangetrieben. Fehler und Rückschläge werden als Chancen zur Verbesserung angesehen und sind Bestandteile des Entwicklungsprozesses. Fehler sind eine unersetzliche Möglichkeit zur Erneuerung und Optimierung und dürfen nicht zur Demotivation führen.

Wenn einzelne Teilnehmer auf Schwierigkeiten innerhalb des Scrum Teams treffen, sollte der Scrum Master eine individuelle Ansprache suchen und eine Lösung mit dem Beteiligten finden. Die gemeinschaftliche Lösung steht im Vordergrund. Jedes Teammitglied ist Teil des Ganzen und trägt wesentlich zum Erfolg bei. Durch die Kombination verschiedener Erfahrungen und Vorkenntnisse gewinnt das Team insgesamt und kann seine Stärken gemeinsam multiplizieren. Dadurch entsteht ein Wissen auf einer Metaebene, welches zum Erfolg von Scrum entscheidend beiträgt. Offenheit, Wertschätzung und gegenseitiges Vertrauen sind die Basiswerte, die Scrum tragen. Der Scrum Master ist dafür verantwortlich, von außen einwirkende Faktoren abzufangen und durch offensive Kommunikation mit Stakeholdern für eine innere Stabilität des Teams zu sorgen.

StakeholderZusammenfassung

Scrum zeichnet sich durch ein iteratives und inkrementelles Vorgehen aus. Mit Scrum lassen sich hochwertige Produkte entwickeln, die eine volle Funktionalität besitzen und dem Kunden zu einem frühen Zeitpunkt einen hohen Nutzwert verschaffen. Über die Festlegung von Rollen, Prozeduren und ethischen Standards lässt sich ein hohes Engagement der beteiligten Teammitglieder erzielen. Das Prinzip der Selbstorganisation erzeugt neue Freiheiten: Verantwortliches Handeln und verbindliche Absprachen machen diese Freiheiten zum produktiven Gewinn. Die Umstellung auf Scrum verlangt von Unternehmen ungewohnte Anstrengungen, die sich jedoch langfristig auszahlen.

Quelle: „Scrum in der Praxis“ von S. Röpstorff und R. Wiechmann, dpunkt.verlag

Ina Hölker
Autor: Ina Hölker
Ina Hölker ist als Projektleiterin und Business Analystin tätig und hat Ihre Erfahrungen in Projekten mit dem Schwerpunkt in der IT- Finanzdienstleistungsbranche einbringen können. Ihr Fokus liegt auf klassischem und agilem Projektmanagement sowie dem Anforderungsmanagement.

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