Nearshoring - erfolgreiches Business über die Grenzen des Münsterlandes hinaus

IT-Unternehmen – nicht nur im Münsterland – stehen vor demselben Problem: Sie haben innovative IT-Ideen und bieten Ihren Kunden passgenaue Softwarelösungen und Dienstleistungen an. Was fehlt, sind Mitarbeitende, die zielstrebig und kreativ an der Umsetzung und Weiterentwicklung dieser Projekte arbeiten können. Keine Mitarbeitenden – kein Business!  

Für diese Problematik kann es jedoch eine Lösung geben – und die heißt Nearshoring.  

Was Nearshoring bedeutet, welche Chancen und Risiken sich dahinter verbergen und vor allem welches die Erfolgsfaktoren im Nearshoring sind, möchten wir in diesem Beitrag beleuchten. Die meisten Personalverantwortlichen und Manager, Mitarbeitenden und Kollegen stellen sich ähnliche Fragen, wenn das Thema Nearshoring angesprochen wird.  

• Welche Qualifikation haben potenzielle Mitarbeitende im Ausland? 
• Welche kulturellen Unterschiede gilt es zu überwinden? 
• Welcher bürokratische und zeitliche Aufwand und welche Kosten sind damit verbunden?  
• Wie finde ich die Mitarbeitenden, die ich tatsächlich suche? 
• Welche sprachlichen Barrieren gibt es? 
• Ist die Zeitverschiebung zu überbrücken? 
• Wie gehe ich mit der räumlichen Distanz um?  

Das sind nur einige der Fragestellungen, die immer wieder aufkommen und gelöst werden müssen, wenn Nearshoring effizient in Unternehmen eingesetzt werden soll.  

Die Chancen von Nearshoring  

Nearshoring stellt eine Möglichkeit dar, personelle Engpässe zeitnah und umfassend abzufangen. Aber auch wirtschaftliche Gründe spielen beim Nearshoring eine wichtige Rolle. Insgesamt lassen sich die Vorteile von Nearshoring wie folgt zusammenfassen:  

• Konzentration auf die Kernaufgaben im eigenen Unternehmen 
• Eine relativ geringe Entfernung zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister 
• Geringe kulturelle Unterschiede 
• Gleiche Zeitzonen 
• Ähnliche Rechtslagen 
• Niedrigere Arbeitskosten 
• Flexibles Handeln in Bezug auf konjunkturelle Schwankungen oder Auftragsspitzen  
• Hohe Bildungsstandards 
• Potenzielle Mitarbeitende mit Schlüsselqualifikationen 
• Internationale Orientierung auf dem Arbeitsmarkt  

Mit Nearshoring ist es möglich, flexibel auf saisonale oder konjunkturelle Schwankungen, auf den Entwicklungsbedarf und Auftragsspitzen zu reagieren und den Personalbedarf entsprechend anzupassen. Aufgrund gleicher Zeitzonen ist teilweise im IT-Bereich synchrones Arbeiten möglich. Das Unternehmen in Deutschland kann sich auf die Kernaufgaben konzentrieren, während aus Nearshore zugearbeitet wird. Geringe kulturelle Unterschiede vereinfachen die Zusammenarbeit und die Kommunikation. Ein weiterer Vorteil von Nearshoring können niedrigere Kosten sein. Durch geringere Produktionskosten kann die Gewinnmarge deutlich gesteigert werden. Osteuropäische Länder sind eng verbunden mit den Wertvorstellungen, der Geschichte und der Kultur Mitteleuropas. Durch die Mitgliedschaft in der EU (Europäischen Union) werden bürokratische und rechtliche Hürden reduziert. Auch die Sprachbarrieren sind nicht allzu hoch, da oftmals eine Verständigung auf Deutsch oder Englisch stattfinden kann. Aufgrund von vergleichsweise kurzen Entfernungen belaufen sich die Zeitunterschiede auf wenige Stunden. Neben den genannten Vorteilen bleibt die Frage nach möglichen Risiken. 

Strukturelle, inhaltliche, personelle und versteckte Risiken von Nearshoring 

1. Strukturelle Risiken

Zu den strukturellen Risiken des Nearshorings gehören die geografische Entfernung vom Unternehmen in Deutschland und die damit verbundene räumliche Trennung der Arbeitsbereiche. Sie stellt hohe Anforderungen an die Kommunikation, den Informationsfluss und den gegenseitigen Austausch. Probleme unterschiedlicher Art können trotz moderner Kommunikationsmittel nicht immer auf kurzem Weg gelöst werden, sondern bedürfen persönlicher Zusammenkünfte, was wiederum mit Reisen und einem damit einhergehenden Zeitverlust verbunden ist. Weitere strukturelle Risiken sind kulturelle Unterschiede sowie sprachliche Barrieren. Die kulturellen Unterschiede sind aufgrund der Ähnlichkeiten auf dem europäischen Kontinent überbrückbar. Schwieriger sind sprachliche Barrieren zu managen. Eine mögliche Lösung sind zweisprachige Mitarbeitende vor Ort. Diese können dabei helfen sprachliche Missverständnisse zu vermeiden und so für einen ungehinderten Arbeitsfluss sorgen.   

2. Inhaltliche Risiken

Beispiele für inhaltliche Risiken im Zusammenhang mit Nearshoring sind 

• der Verlust von Know-how, 
• Ausbildungs- und Trainingskosten für die Mitarbeitenden im osteuropäischen Ausland,
• die Verteilung von Aufgaben und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten, 
• der Umgang mit inhaltlich kritischen Aufgaben sowie
• mögliche Schwierigkeiten bei komplexen ausgelagerten Prozessen.  

Wer Prozesse im Rahmen von Nearshoring auslagert, wird früher oder später das Know-how und die Hoheit über diese Prozesse und Aktivitäten im eigenen Unternehmen verlieren. Bei komplexen Aufgaben muss sichergestellt sein, dass im osteuropäischen Ausland genau diese Prozesse in derselben Qualität durchgeführt werden, was gleichermaßen für inhaltlich kritische Aufgaben gilt. Ausbildungs- und Trainingskosten entstehen auch bei den eigenen Mitarbeitenden. Allerdings sind Weiterbildungsmaßnahmen im eigenen Unternehmen ein Instrument der Mitarbeiterbindung, was in einem fremden Unternehmen im Ausland nicht sichergestellt ist. Ein weiteres inhaltliches Risiko ist die Rollenverteilung innerhalb eines Projektes, die im Regelfall nicht beeinflusst werden kann.  

3. Personelle Risiken 

Beim Nearshoring gibt es außerdem personelle Risiken, die in der Summe mit der fehlenden Einflussnahme und Steuerung zu tun haben. Zu den personellen Risiken gehören  

• die Abhängigkeit des Unternehmens vom ausländischen Dienstleister, 
• die Loyalität der Mitarbeitenden, 
• das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeitenden sowie 
• der Koordinations- und Steuerungsaufwand.  

Wer Prozesse, Teilbereiche und Projekte ins osteuropäische Ausland auslagert, gibt Kompetenzen ab und macht sich gleichzeitig vom ausländischen Dienstleister abhängig. Das gilt umso mehr, wenn gleichzeitig Know-how abgegeben wird. Die Mitarbeitenden des Dienstleisters fühlen sich diesem gegenüber verpflichtet und weniger dem in Deutschland ansässigen Unternehmen. Das hat zur Folge, dass die Loyalität und das Verantwortungsbewusstsein gegenüber dem Unternehmen in Deutschland vergleichsweise gering sind und sich wohl eher auf den Dienstleister konzentrieren. Ganz abgesehen von dem Koordinations- und Steuerungsaufwand, der aufgrund der fehlenden Nähe höher als im eigenen Unternehmen ist. 

4. Versteckte Risiken 

Neben den strukturellen, inhaltlichen und personellen Risiken gibt es im Nearshoring auch versteckte Risiken, die nicht ohne Weiteres absehbar sind. Solche nicht sofort sichtbaren Risiken sind  

• die Führungskultur des Dienstleisters sowie die dort vorherrschenden Hierarchien, 
• das Loyalitätsverständnis, 
• die Arbeitsmarktrisiken im jeweiligen Land, zum Beispiel die Fluktuation der Mitarbeitenden und ihre Qualifikation sowie die demografische und wirtschaftliche Situation und 
• die technische Infrastruktur des Dienstleisters.  

Die Führungskultur des Dienstleisters offenbart sich nicht sofort. In jedem Unternehmen gibt es sogenannte hidden rules, die für Außenstehende unsichtbar die Fäden in der Hand halten. Von außen ist auch nicht ohne Weiteres zu erkennen, wem welche Verantwortungsbereiche zugeordnet sind und wer Ansprechpartner für welchen Bereich ist. Oftmals unterscheidet sich das Loyalitätsverständnis je nach Land, sodass diesbezüglich keine Übereinstimmung mit Deutschland erwartet werden darf. Zu den versteckten Risiken zählen auch die Arbeitsmarktrisiken im jeweiligen Land, die unterschiedlich gewichtet sein können. Das gilt für die demografische und wirtschaftliche Situation ebenso wie für die Fluktuation und die Qualifikation der Mitarbeitenden. Was die technische Infrastruktur angeht, wird die Digitalisierung in den meisten osteuropäischen Ländern weiter fortgeschritten sein als in Deutschland. 

Faktoren, die ein Nearshoring-Projekt erfolgreich machen  

Um Chancen und Risiken optimal auszubalancieren, gibt es bestimmte Erfolgsfaktoren, die eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Rahmen des Nearshoring-Projektes begünstigen, nämlich Organisation, Vertrauen und Kommunikation. 

1. Organisation

Die Organisation als Erfolgsfaktor spiegelt sich in verschiedenen Bereichen wider. Das gilt für die Struktur der Organisation ebenso wie für ein Kommunikationsorganigramm bei der Umsetzung von Projekten. Nicht zu vernachlässigen sind regelmäßige wechselseitige Besuche vor Ort, um sich näher kennenzulernen, miteinander zu sprechen und sich auszutauschen. Um die Organisation optimal aufzusetzen, ist der Aufbau von Kultur-Know-how unverzichtbar. Gleiches gilt für eine verlässliche Infrastruktur sowie für regelmäßige Fortbildungen. Von der Organisationsform in unterschiedlichen Bereichen hängt die Bindungsintensität zum Unternehmen in Deutschland ab, wobei mit der Vergabe von größeren Arbeitspaketen an den Dienstleister die Vertrauensbasis wächst.

2. Vertrauen

Vertrauensbildende Maßnahmen sind im Nearshoring eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Sie beginnen bei den Kommunikationsstrukturen, zu denen der Umgangston ebenso gehört wie die Umgangsformen, reichen über die Inhalte bis zu den gemeinsamen Zielen. Deshalb ist es wichtig, vor Ort Vertrauenspersonen und Ansprechpartner konkret zu benennen und festzulegen. Zu den vertrauensbildenden Maßnahmen gehört auch, dem externen Dienstleister die Chance zu geben, komplexere Aufgaben und Verantwortung zu übernehmen. Eine wichtige Rolle spielen außerdem Teambildung und die Schaffung einer Führungskultur, in der Mitarbeitende Wertschätzung, Achtung und Respekt erfahren. Insoweit können ein gegenseitiger Austausch der Unternehmenskulturen sowie gemeinsame Veranstaltungen und Fortbildungen sinnvoll sein. 

3. Kommunikation

Der dritte Erfolgsfaktor für Nearshoring ist die Kommunikation, die auf verschiedene Weise positiv beeinflusst werden kann, nämlich durch 

• den Aufbau von Kommunikationsstrukturen, 
• eine klare und unmissverständliche Kommunikation, 
• eine gemeinsame Sprache, 
• die Entwicklung einer Austauschkultur, 
• die Nutzung moderner und interaktiver Kommunikationsmittel, Trainings und den Transfer von Know-how auch vor Ort sowie durch ein internes Change Management. 

Nearshoring knüpft eine Verbindung in ein anderes Land mit einer anderen Sprachumgebung und einer anderen Kultur. Umso wichtiger ist es, der Kommunikation einen besonderen Stellenwert einzuräumen, um die Bindung und den Arbeitsfluss zu fördern. Ziele, Erwartungen, die Verteilung von Aufgaben, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sowie kommunikative Barrieren müssen klar kommuniziert werden. Ein internes Change Management sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden, sowohl im Inland als auch im osteuropäischen Ausland, mental und inhaltlich mitgenommen werden, um Ängste vor Veränderung zu nehmen und die Arbeitsleistung zu optimieren.  

Erfolgsfaktoren von Nearshoring in der Fachliteratur  

Abschließend ist festzuhalten, dass die für das Nearshoring genannten, aus der Erfahrung heraus identifizierten Erfolgsfaktoren nahezu deckungsgleich mit denen in der Fachliteratur sind. Auch in der Fachliteratur werden Organisation, Vertrauen und Kommunikation als entscheidende Säulen für das Gelingen von Nearshoring aufgeführt. Diese drei Bereiche werden durch gemeinsame Schnittmengen miteinander verbunden. Das gilt für Besuche vor Ort, Kultur-Know-how und Wissenstranfers ebenso wie für Trainings und teambildende Maßnahmen. Wichtig ist, diese Faktoren immer wieder in Bezug auf ihre Anwendung zu prüfen sowie gegebenenfalls zu korrigieren und zu verbessern.  

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